Zusammenfassung: Aufgaben helfen Ihnen und Ihrem Team, den Überblick über To-dos in Speakap zu behalten, egal ob sie Ihnen, Ihrer Gruppe zugewiesen sind oder von Ihnen für andere erstellt wurden. Diese Übersicht zeigt Ihnen, wo Sie Ihre Aufgaben finden, wie Sie die Aufgabenliste und Aufgabendetails lesen und wie Sie Aufgaben kommentieren. Außerdem verweist sie auf ausführliche Anleitungen zum Erstellen, Abschließen, Filtern und Taggen von Aufgaben.
1. Öffnen Ihrer Aufgaben-Startseite
Aufgaben bringen Ihre täglichen Ziele direkt in Ihre Handfläche, sodass Mitarbeiter an vorderster Front nie den Überblick über ihre Arbeit verlieren und Teamleiter informiert bleiben.
- Auf dem Desktop: Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf Aufgaben.
- Auf dem Mobilgerät: Tippen Sie auf das Hauptmenü unten rechts und wählen Sie dann Aufgaben aus.
2. Ihre Aufgabenliste
Die Aufgaben-Startseite zeigt eine einheitliche Liste aller für Sie relevanten To-dos: Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind, Aufgaben, die Ihren Gruppen zugewiesen sind, und Aufgaben, die Sie erstellt haben.
- Schnelles Abschließen: Jede Aufgabe hat ein Kontrollkästchen neben dem Titel, sodass Sie sie direkt in der Liste als erledigt markieren können, ohne sie zu öffnen. Alles zum Abschließen von Aufgaben, einschließlich der praktischen Rückgängig-Option, finden Sie unter Abschließen einer Aufgabe.
- Status-Abzeichen: Farblich codierter Text zeigt auf einen Blick, ob eine Aufgabe Offen, Abgeschlossen oder Überfällig ist, zusammen mit dem Fälligkeitsdatum und Tags.
3. Aufgabendetails ansehen
Klicken oder tippen Sie auf eine Aufgabe in Ihrer Liste, um das Detailfenster zu öffnen. Es enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um die Arbeit zu erledigen:
- Aufgabenname und Status: oben im Fenster.
- Der Ersteller: Name und Avatar der Person, die die Aufgabe erstellt hat.
- Der Empfänger: die Person, Gruppe oder Abteilung, der die Aufgabe zugewiesen ist.
- Fortschrittsanzeige: Bei Aufgaben, die einer Gruppe oder mehreren Personen zugewiesen sind, zeigt ein Bruch (zum Beispiel 0/1) genau an, wie viele Empfänger die Aufgabe bereits abgeschlossen haben.
- Fälligkeitsdatum: die Frist und Uhrzeit, rot hervorgehoben, wenn die Aufgabe überfällig ist.
- Tags: farblich codierte Labels zur Gruppierung und Kategorisierung. Siehe Tags in Aufgaben verwenden.
- Beschreibung: die Anweisungen mit Rich-Text-Formatierung.
- Medienanhänge: angehängte Dateien, Dokumente oder Bilder.
- Kommentarbereich: am unteren Rand des Fensters.
4. Aufgaben mit Filtern und Sortierung finden
Da alles in einer Liste zusammengefasst ist, ist die Filterleiste oben auf Ihrer Startseite Ihr Hauptwerkzeug zur Organisation Ihrer Arbeitslast. Sie können nach Status, Empfänger, Ersteller, Fälligkeitsdatum und Tags filtern und die Liste nach Belieben sortieren. Für eine vollständige Anleitung siehe Filter und Sortierung in Aufgaben.
5. Kommentieren und Zusammenarbeiten
Der Kommentarbereich am unteren Rand des Aufgabendetailfensters ermöglicht es Ihnen, direkt Feedback zur Aufgabe zu geben.
- Kommentar hinzufügen: Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld unten ein und klicken oder tippen Sie auf Posten.
- Anhänge: Fügen Sie Dateien zu Ihrem Kommentar hinzu, indem Sie auf das Büroklammer-Symbol unten links im Textfeld klicken.
- Bearbeiten oder Löschen: Klicken Sie auf die drei Punkte (...) oben rechts in Ihrem Kommentar, um ihn zu bearbeiten oder zu löschen.
- Bearbeitungen: Bearbeitete Kommentare zeigen eine visuelle Kennzeichnung und einen neuen Zeitstempel an.
- Löschungen: Ein gelöschter Kommentar hinterlässt eine leere Platzhalterblase mit dem Hinweis: "Dieser Kommentar ist nicht mehr verfügbar".
- Antworten in Threads: Um einem Kollegen zu antworten, klicken Sie auf das Sprechblasen-Symbol unter dessen Kommentar. Dadurch öffnet sich ein Feld „Antwort schreiben...“ und der ursprüngliche Kommentator wird automatisch erwähnt, sodass er benachrichtigt wird.
6. Eine Aufgabe verwalten
Öffnen Sie das Optionsmenü (Drei-Punkte-Symbol) oben rechts im Aufgabendetailfenster. Von hier aus können Ersteller und autorisierte Administratoren Aufgabe bearbeiten, Aufgabe duplizieren oder Aufgabe löschen auswählen.
Möchten Sie tiefer einsteigen? Diese Anleitungen behandeln jeden Schritt im Detail:
- Aufgaben erstellen: Wie man eine Aufgabe erstellt
- Abschließen, wieder öffnen und rückgängig machen: Abschließen einer Aufgabe
- Anhänge hinzufügen: Bilder, Videos und Dateianhänge in Aufgaben
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen, was Sie versucht haben zu tun, und einem Screenshot, und wir helfen Ihnen gerne weiter.