1. Speakap Support
  2. Plattform-Handbuch
  3. Aufgaben

Aufgaben: Übersicht und Funktionen

Zusammenfassung: Aufgaben helfen Ihnen und Ihrem Team, den Überblick über To-dos in Speakap zu behalten, egal ob sie Ihnen zugewiesen sind, Ihrer Gruppe oder von Ihnen für andere erstellt wurden. Diese Übersicht zeigt Ihnen, wo Sie Ihre Aufgaben finden, wie Sie die Aufgabenliste und Aufgabendetails lesen, wie Benachrichtigungen funktionieren und wie Sie eine Aufgabe kommentieren und verwalten können. Außerdem verweist sie auf detaillierte Anleitungen zum Erstellen, Abschließen, Filtern und Taggen von Aufgaben.

1. Öffnen Ihrer Aufgaben-Startseite

Aufgaben bringen Ihre täglichen Ziele direkt in Ihre Handfläche, sodass Mitarbeiter an vorderster Front nie den Überblick über ihre Arbeit verlieren und Teamleiter informiert bleiben.

Auf dem Desktop: klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf Aufgaben.

Auf dem Mobilgerät: tippen Sie auf das Hauptmenüfeld in der unteren Navigationsleiste und wählen Sie dann Aufgaben aus.

Beim ersten Öffnen von Aufgaben landen Sie in der Ansicht Zugewiesen an mich > Alle: jede aktive, unvollständige Aufgabe, die Ihnen zugewiesen ist. Für eine vollständige Aufschlüsselung des Navigationsbereichs und wie Sie von dort filtern und sortieren, siehe: Filter und Sortierung in Aufgaben

2. Ihre Aufgabenliste

Die Startseite der Aufgaben zeigt eine Liste von To-dos, die für die jeweils geöffnete Ansicht relevant sind: Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind, Aufgaben, die Sie erstellt haben, oder in Alle Aufgaben jede Aufgabe, die Sie sehen dürfen.

Schnelles Abschließen: Jede Aufgabe hat ein Kontrollkästchen oder einen Kreis neben dem Titel, sodass Sie sie direkt aus der Liste als erledigt markieren können, ohne sie zu öffnen. Für alles rund ums Abschließen von Aufgaben, einschließlich der Rückgängig-Option und was ein ausgegrautes Kontrollkästchen bedeutet, siehe: Abschließen einer Aufgabe

Status und Details auf einen Blick: Jede Zeile zeigt den Aufgabennamen, das Fälligkeitsdatum (rot hervorgehoben, wenn überfällig), eine Kommentaranzahl, falls Kommentare vorhanden sind, und an wen die Aufgabe zugewiesen ist.

3. Systembenachrichtigungen

Speakap benachrichtigt Sie automatisch an drei Punkten im Lebenszyklus einer Aufgabe:

  • Zuweisung: in dem Moment, in dem Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird.
  • Bevorstehendes Überfällig: kurz bevor das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe überschritten wird.
  • Überfällig: am genauen Tag und zur genauen Uhrzeit, an dem eine Aufgabe ihr Fälligkeitsdatum überschreitet.

4. Aufgabendetails ansehen

Klicken oder tippen Sie auf eine Aufgabe in Ihrer Liste, um die Detailansicht zu öffnen. Sie enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um die Arbeit zu erledigen:

  • Statusanzeige und Kontrollkästchen: "Zu erledigen" oder "Abgeschlossen", mit einem Kontrollkästchen oder Kreis, den Sie auch hier antippen können, um die Aufgabe abzuschließen.
  • Aufgabenname: der Titel der Aufgabe.
  • Beschreibung: die Anweisungen mit Rich-Text-Formatierung. Wenn die Beschreibung in einer anderen Sprache verfasst wurde, können Sie mit einem Link „Original ansehen“ oder „Übersetzung ansehen“ zwischen dem übersetzten und dem Originaltext wechseln.
  • Fälligkeitsdatum: die Frist und Uhrzeit, mit einem Label „Überfällig“, falls die Aufgabe überfällig ist.
  • Zugewiesene Personen: die Person, Gruppe, Abteilung oder Geschäftseinheit, der die Aufgabe zugewiesen ist. Hier können Sie auch den Fortschritt sehen: überprüfen Sie, wer die Aufgabe abgeschlossen hat und wer nicht. Um genau zu verstehen, wer als Empfänger ausgewählt werden kann und wie Gruppenauswahlen funktionieren, siehe: Verwendung des Empfänger-Auswahltools in Aufgaben
  • Erstellt von: der Name und Avatar der Person, die die Aufgabe erstellt hat, sowie das Erstellungsdatum.
  • Medienanhänge: alle angehängten Dateien, Dokumente, Bilder oder Videos. Siehe: Bilder, Videos und Datei-Anhänge in Aufgaben
  • Tags: farbcodierte Labels zur Gruppierung und Kategorisierung. Siehe: Verwendung von Tags in Aufgaben
  • Kommentare: auf dem Desktop öffnen sich die Kommentare in einem separaten Bereich rechts neben den Aufgabendetails. Auf dem Mobilgerät befinden sich die Kommentare unter einem eigenen Tab „Kommentare“ neben „Details“, mit der Anzahl der Kommentare als Badge angezeigt.

5. Kommentieren und Zusammenarbeit

  • Kommentar hinzufügen: Geben Sie Ihre Nachricht in das Kommentarfeld ein (im rechten Bereich auf dem Desktop oder im Tab „Kommentare“ auf dem Mobilgerät) und senden Sie sie ab.
  • Kommentar liken: Tippen Sie unter einem Kommentar auf „Gefällt mir“, um darauf zu reagieren. (Dies ist für Android noch nicht verfügbar!)
  • Antworten in Threads: Tippen Sie unter dem Kommentar eines Kollegen auf „Antworten“, um ein Antwortfeld zu öffnen, das den ursprünglichen Kommentator automatisch erwähnt, damit er benachrichtigt wird.
  • Bearbeiten oder Löschen: Öffnen Sie die drei Punkte (...) bei Ihrem eigenen Kommentar, um ihn zu bearbeiten oder zu löschen. Bearbeitete Kommentare zeigen einen visuellen Indikator und einen neuen Zeitstempel. Ein gelöschter Kommentar hinterlässt einen leeren Platzhalter mit dem Text „Dieser Kommentar ist nicht mehr verfügbar.“

6. Eine Aufgabe verwalten

Öffnen Sie das Optionsmenü (Symbol mit drei Punkten) bei einer Aufgabe, entweder in der Liste oder in der Detailansicht der Aufgabe. Je nach Ihren Berechtigungen können Sie wählen:

  • Bearbeiten: Ändern Sie die Details der Aufgabe. Dies ist berechtigungsabhängig: Sie können nur bearbeiten, wenn Sie die Berechtigung haben, die Aufgabe für alle Empfänger zu verwalten.
  • Duplizieren: Erstellen Sie eine Kopie der Aufgabe. Jeder kann eine Aufgabe duplizieren, es sind keine besonderen Berechtigungen erforderlich. Sie können den Namen, die Beschreibung und das Fälligkeitsdatum der Kopie sowie die Zuweisung bearbeiten. Dies funktioniert auf Web und Mobilgerät gleich. Für den vollständigen Ablauf der Aufgabenerstellung siehe: Wie man eine Aufgabe erstellt
  • Übersetzung ansehen / Original ansehen: Wechseln Sie die Sprache der Aufgabe. Wenn Ihr Netzwerk die Funktion Automatische Übersetzungen aktiviert hat, geschieht dies automatisch.
  • Löschen: Entfernen Sie die Aufgabe. Dies ist berechtigungsabhängig: Sie können nur löschen, wenn Sie die Berechtigung haben, die Aufgabe für alle Empfänger zu verwalten. Wenn Sie eine Aufgabe versehentlich löschen, verwenden Sie die Rückgängig-Option — siehe: Abschließen einer Aufgabe

Möchten Sie tiefer einsteigen? Diese Anleitungen behandeln jeden Schritt im Detail:

Noch Fragen?

Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks, was Sie versucht haben zu tun, und einem Screenshot, und wir helfen Ihnen gerne weiter.

War dieser Beitrag hilfreich?
0 von 0 fanden dies hilfreich