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Aufgaben: Übersicht und Funktionen

Zusammenfassung: Mit Aufgaben können Sie und Ihr Team den Überblick über To-dos in Speakap behalten – unabhängig davon, ob sie Ihnen oder Ihrer Gruppe zugewiesen oder von Ihnen für andere erstellt wurden. Diese Übersicht zeigt Ihnen, wo Sie Ihre Aufgaben finden, wie Sie die Aufgabenliste und Aufgabendetails lesen, wie Benachrichtigungen funktionieren und wie Sie eine Aufgabe kommentieren und verwalten. Außerdem finden Sie hier Links zu detaillierten Anleitungen zum Erstellen, Abschließen, Filtern und Taggen von Aufgaben.

1. Ihre Aufgaben-Startseite öffnen

Mit Aufgaben haben Sie Ihre täglichen Ziele direkt zur Hand. So verlieren Mitarbeitende im Arbeitsalltag nie den Überblick über ihre Aufgaben und Teamleitungen bleiben informiert.

Auf dem Desktop: Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf „Aufgaben“.

Auf Mobilgeräten: Tippen Sie im unteren Navigationsbereich auf das Hauptmenü und wählen Sie anschließend „Aufgaben“ aus.

Wenn Sie „Aufgaben“ zum ersten Mal öffnen, gelangen Sie zur Ansicht „Mir zugewiesen > Alle“: alle aktiven, nicht abgeschlossenen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind. Eine vollständige Übersicht über das Navigationsmenü sowie darüber, wie Sie dort filtern und sortieren, finden Sie unter: Filtern und Sortieren in Aufgaben

2. Ihre Aufgabenliste

Auf der Aufgaben-Startseite wird eine Liste der To-dos angezeigt, die für die jeweils geöffnete Ansicht relevant sind: Ihnen zugewiesene Aufgaben, von Ihnen erstellte Aufgaben oder in „Alle Aufgaben“ jede Aufgabe, die Sie sehen dürfen.

Schnelles Abschließen: Neben dem Titel jeder Aufgabe befindet sich ein Kontrollkästchen oder Kreis. So können Sie die Aufgabe direkt aus der Liste als abgeschlossen markieren, ohne sie zu öffnen. Alles zum Abschließen von Aufgaben, einschließlich der Option „Rückgängig“ und der Bedeutung eines ausgegrauten Kontrollkästchens, finden Sie unter: Eine Aufgabe abschließen

Status und Details auf einen Blick: Jede Zeile zeigt den Aufgabennamen, das Fälligkeitsdatum (nach Ablauf rot hervorgehoben), die Anzahl der Kommentare, sofern vorhanden, und die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist.

3. Systembenachrichtigungen

Speakap benachrichtigt Sie automatisch zu drei Zeitpunkten im Lebenszyklus einer Aufgabe:

  • Zuweisung: in dem Moment, in dem eine Aufgabe Ihnen zugewiesen wird.
  • Bald überfällig: kurz bevor das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe verstreicht.
  • Überfällig: am genauen Tag und zur genauen Uhrzeit, an dem bzw. der das Fälligkeitsdatum und die Fälligkeitszeit einer Aufgabe verstreichen.

4. Aufgabendetails anzeigen

Klicken oder tippen Sie in Ihrer Liste auf eine beliebige Aufgabe, um die Detailansicht zu öffnen. Sie enthält alle Informationen, die Sie zum Erledigen der Aufgabe benötigen:

  • Status und Kontrollkästchen: „Zu erledigen“ oder „Abgeschlossen“ sowie ein Kontrollkästchen oder ein Kreis, über den Sie die Aufgabe auch hier abschließen können.
  • Aufgabenname: der Titel der Aufgabe.
  • Beschreibung: die Anweisungen mit Rich-Text-Formatierung. Wenn die Beschreibung in einer anderen Sprache verfasst wurde, können Sie über den Link „Original anzeigen“ oder „Übersetzung anzeigen“ zwischen dem übersetzten und dem Originaltext wechseln.
  • Fälligkeitsdatum: der Termin und die Uhrzeit, mit der Kennzeichnung „Überfällig“, wenn die Aufgabe nicht rechtzeitig abgeschlossen wurde.
  • Zuständige: die Person, Gruppe, Abteilung oder Business Unit, der die Aufgabe zugewiesen ist. Hier können Sie auch den Fortschritt sehen: Prüfen Sie, wer die Aufgabe abgeschlossen hat und wer nicht. Informationen dazu, wer genau als zuständig ausgewählt werden kann und wie die Auswahl von Gruppen funktioniert, finden Sie unter: Die Empfängerauswahl in Aufgaben verwenden
  • Erstellt von: der Name und das Profilbild der Person, die die Aufgabe erstellt hat, sowie das Erstellungsdatum.
  • Medienanhänge: angehängte Dateien, Dokumente, Bilder oder Videos. Siehe: Bilder, Videos und Dateianhänge in Aufgaben
  • Tags: farbcodierte Bezeichnungen zur Gruppierung und Kategorisierung. Siehe: Tags in Aufgaben verwenden
  • Kommentare: Auf dem Desktop werden Kommentare in einem separaten Bereich rechts neben den Aufgabendetails geöffnet. Auf Mobilgeräten befinden sich Kommentare in einem eigenen Tab „Kommentare“ neben „Details“, wobei die Anzahl der Kommentare als Kennzahl angezeigt wird.

5. Kommentieren und zusammenarbeiten

  • Kommentar hinzufügen: Geben Sie Ihre Nachricht in das Kommentarfeld ein (auf dem Desktop im Bereich auf der rechten Seite oder auf Mobilgeräten im Tab „Kommentare“) und posten Sie sie.
  • Kommentar liken: Tippen Sie unter einem beliebigen Kommentar auf „Gefällt mir“, um darauf zu reagieren. (Dies ist für Android noch nicht verfügbar!)
  • In Threads antworten: Tippen Sie unter dem Kommentar einer Kollegin oder eines Kollegen auf „Antworten“, um ein Antwortfeld zu öffnen, in dem die ursprüngliche kommentierende Person automatisch erwähnt wird und dadurch eine Benachrichtigung erhält.
  • Bearbeiten oder löschen: Öffnen Sie über die drei Punkte (...) bei Ihrem eigenen Kommentar die Optionen zum Bearbeiten oder Löschen. Bearbeitete Kommentare weisen einen visuellen Hinweis und einen neuen Zeitstempel auf. Bei einem gelöschten Kommentar bleibt ein leerer Platzhalter mit dem Text „Dieser Kommentar ist nicht mehr verfügbar.“ zurück.

6. Eine Aufgabe verwalten

Öffnen Sie das Optionsmenü (Symbol mit drei Punkten) einer Aufgabe entweder aus der Liste oder innerhalb der Detailansicht der Aufgabe. Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie folgende Optionen auswählen:

  • Bearbeiten: Ändern Sie die Details der Aufgabe. Dies hängt von den Berechtigungen ab: Sie können eine Aufgabe nur bearbeiten, wenn Sie die Berechtigung haben, sie für alle zuständigen Personen zu verwalten.
  • Duplizieren: Erstellen Sie eine Kopie der Aufgabe. Jede Person kann eine Aufgabe duplizieren; dafür sind keine besonderen Berechtigungen erforderlich. Sie können den Aufgabennamen, die Beschreibung und das Fälligkeitsdatum der Kopie sowie die zuständigen Personen bearbeiten. Dies funktioniert im Web und auf Mobilgeräten auf dieselbe Weise. Den vollständigen Ablauf zum Erstellen einer Aufgabe finden Sie unter: So erstellen Sie eine Aufgabe
  • Übersetzung anzeigen / Original anzeigen: Wechseln Sie die Sprache der Aufgabe. Wenn in Ihrem Netzwerk die Funktion „Automatische Übersetzungen“ aktiviert ist, geschieht dies automatisch.
  • Archivieren: Verschieben Sie die Aufgabe ins Aufgabenarchiv. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben archivieren
  • Löschen: Entfernen Sie die Aufgabe. Dies hängt von den Berechtigungen ab: Sie können eine Aufgabe nur löschen, wenn Sie die Berechtigung haben, sie für alle zuständigen Personen zu verwalten. Wenn Sie eine Aufgabe versehentlich löschen, verwenden Sie die Option „Rückgängig“ – siehe: Eine Aufgabe abschließen

Möchten Sie mehr erfahren? Diese Anleitungen behandeln jeden Schritt im Detail:

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Schreiben Sie uns unter support@speakap.com und nennen Sie uns den Namen Ihres Netzwerks, was Sie tun wollten, sowie einen Screenshot. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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