Zusammenfassung: Dieser Leitfaden richtet sich an Administratoren und HR-Teams, die sich mit Offboarding beschäftigen. Er erklärt, was passiert, wenn Sie einen Benutzer aus Ihrem Speakap-Netzwerk löschen, wie die 30-tägige Karenzzeit funktioniert und wie Sie ein Konto wiederherstellen können, falls ein Mitarbeiter zurückkehrt.
Die 30-tägige Karenzzeit (Soft Delete)
Wenn Sie einen Benutzer aus Ihrem Speakap-Netzwerk löschen, werden seine Daten nicht sofort gelöscht. Das Profil wird in einen soft-gelöschten Zustand versetzt und für genau 30 Tage gesperrt.
Dieser Puffer schützt Ihr Netzwerk vor versehentlichen Löschungen und Datenverlust. Während des 30-tägigen Zeitfensters:
- Daten werden erhalten. Alle Kontoinformationen, Profildaten und vergangene Beiträge werden vollständig behalten.
- Das Profil ist verborgen. Andere Benutzer können den gelöschten Benutzer nicht mehr finden, indem sie nach seinem Namen oder seiner E-Mail-Adresse suchen.
- Der Zugriff ist gesperrt. Der gelöschte Benutzer kann sich weder im Desktop-Webbrowser noch in den mobilen Apps anmelden.
Reaktivierung eines Kontos innerhalb des Zeitfensters
Wenn jemand versehentlich offboarded wurde oder ein Teammitglied innerhalb der 30-tägigen Karenzzeit zurückkehrt, können Sie dessen Konto mit voller Historie wiederherstellen. Die Reaktivierung funktioniert in beiden Fällen:
Manuell verwaltete Netzwerke: erneute Einladung mit derselben E-Mail-Adresse
- Gehen Sie in Ihren Desktop-Netzwerkeinstellungen zum Tab Benutzer.
- Senden Sie eine neue Einladung an dieselbe exakte E-Mail-Adresse wie das soft-gelöschte Profil.
- Speakap erkennt die Übereinstimmung und holt das Konto aus dem gesperrten Zustand zurück.
User Sync Netzwerke: die XID verankert das Konto
In Netzwerken, die durch User Sync verwaltet werden, basiert die Identität auf der XID (die eindeutige Kennung aus Ihrem HR-System). Wenn ein zurückkehrender Mitarbeiter wieder in Ihren HR-Daten erscheint, verbindet die Synchronisation ihn anhand der XID mit seinem gesperrten Konto. Falls der zurückkehrende Mitarbeiter eine neue Kennung erhält, ermöglicht die Option "Allow XID change on reactivation" der Synchronisation, ihn trotzdem mit seinem alten Konto zu verbinden. Siehe Konfiguration von Optionen, Einladungen und Zeitplänen in User Sync.
Nach der Reaktivierung erhält der Benutzer sein ursprüngliches Konto mit vollem Zugriff zurück. Vergangene Unterhaltungen, Direktnachrichten, Gruppenmitgliedschaften und Feed-Verlauf werden genau dort fortgesetzt, wo sie aufgehört haben.
Nach Ablauf der Karenzzeit
Nach Ablauf der 30 Tage endet das Soft-Delete-Fenster und das Konto kann nicht mehr reaktiviert werden.
Wenn Sie dieselbe E-Mail-Adresse am Tag 31 oder später erneut einladen, behandelt Speakap dies als völlig neue Anfrage. Ein neues Konto wird von Grund auf neu erstellt, sodass der zurückkehrende Mitarbeiter mit einem leeren Profil beginnt und keinen Zugriff auf Dateien oder Nachrichten aus seinem vorherigen Konto hat.
Ob die Daten des abgelaufenen Kontos vollständig entfernt oder anonymisiert werden, hängt von den Lösch-Einstellungen Ihres Netzwerks ab. Siehe Kontolöschung und Daten-Sichtbarkeit (DSGVO-Konformität).
Häufig gestellte Fragen
Kann ein gelöschter Mitarbeiter nach der Löschung noch vergangene Gruppenchats lesen oder Dokumente herunterladen?
Nein. In dem Moment, in dem ein Konto gelöscht wird, wird der Zugriff des Benutzers entzogen. Er wird sofort daran gehindert, sich auf dem Desktop oder mobil anzumelden, sodass er keine Beiträge, Updates oder angehängte Dateien einsehen kann.
Warum kann ich einen soft-gelöschten Benutzer nicht in der Suchleiste finden, um ihn zu reaktivieren?
Soft-gelöschte Konten sind in der Benutzeroberfläche und in der Suche verborgen, um Ihr aktives Netzwerk sauber zu halten. Sie können nicht nach deren Namen oder E-Mail-Adresse suchen. Um sie zu reaktivieren, senden Sie eine neue Einladung an ihre ursprüngliche E-Mail-Adresse oder lassen in einem User Sync Netzwerk die Synchronisation sie über ihre XID wieder verbinden.
Was passiert, wenn ich einen zurückkehrenden Mitarbeiter mit einer anderen E-Mail-Adresse einlade?
In einem manuell verwalteten Netzwerk wird das Konto anhand der E-Mail-Adresse zugeordnet. Eine Einladung an eine neue oder geänderte E-Mail-Adresse umgeht das soft-gelöschte Konto und erstellt ein komplett neues Profil, wodurch die alte Historie getrennt bleibt. In einem User Sync Netzwerk ist stattdessen die XID der Anker, und die Option "Allow XID change on reactivation" kann einen zurückkehrenden Mitarbeiter auch dann wieder verbinden, wenn sich seine Kennung geändert hat.
Werden meine historischen Analysen während der 30-tägigen Soft-Delete-Periode beeinträchtigt?
Nein. Alle Datensätze bleiben während der 30-tägigen Karenzzeit sicher gespeichert, sodass Ihre Analysen und historischen Berichte genau bleiben. Die Informationen des Benutzers sind lediglich ausgeblendet.
Immer noch Fragen?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks, dem Namen oder der E-Mail-Adresse des gelöschten Benutzers und dem Löschdatum, und wir helfen Ihnen gerne weiter.