Resumen: La Base de Conocimientos es el lugar central de su empresa para almacenar y organizar información como políticas, instrucciones, manuales y procedimientos operativos estándar (SOP). Esta visión general explica cómo navegarla, configurar permisos, dirigir audiencias, personalizarla según su marca y encontrar contenido con la búsqueda o el Asistente de IA.
¿Qué es la Base de Conocimientos?
Piense en la Base de Conocimientos como la wiki interna o manual de su empresa. Mueve la información estática fuera del Feed dinámico y la organiza en una biblioteca estructurada de categorías, subcategorías y artículos. De esta manera, recursos importantes como guías de incorporación y protocolos de seguridad están siempre disponibles y son fáciles de encontrar, tanto en escritorio como en móvil.
Permisos y administración
Se necesitan permisos específicos para crear o modificar contenido. Sin ellos, los usuarios solo pueden ver el contenido destinado a su audiencia.
- Conceder permisos: Los Administradores de Red pueden otorgar a los usuarios la capacidad de agregar categorías, subcategorías y artículos. Vaya a Configuración de red > Roles > abra el rol específico > haga clic en el tema Base de Conocimientos y active el permiso.
- Qué más puede hacer alguien con permisos en la Base de Conocimientos:
- Cambiar el nombre de la Base de Conocimientos.
- Actualizar la descripción de la función.
- Subir y cambiar fotos de portada.
- Gestionar el estado de "Destacado" de las categorías.
Acceso y navegación
Todos pueden usar la Base de Conocimientos, aunque la navegación varía ligeramente según la plataforma:
- En escritorio: Abra la Base de Conocimientos desde el menú principal del lado izquierdo. Una barra lateral lista sus categorías. Haga clic en una categoría para ver primero sus artículos, seguidos de cualquier subcategoría anidada. Use los acordeones para abrir o cerrar secciones.
- En móvil: Toque el panel de menú en la parte inferior derecha de la aplicación Speakap para encontrar la Base de Conocimientos. La página de inicio muestra un encabezado de "Bienvenida" seguido de los Últimos Artículos. Para cambiar de tema, toque el icono de inicio en la parte superior para abrir la lista Elegir Categoría.
Segmentación de audiencia
Al crear una categoría, puede seleccionar unidades de negocio específicas, departamentos y/o grupos para que solo la audiencia adecuada vea ese contenido. Puede refinar esto aún más por subcategoría y artículo. Por ejemplo: hacer visible una categoría general de "RRHH" para todos, pero restringir una subcategoría "Procedimientos de Gestión" al grupo de Gerentes.
Nota: la audiencia de una subcategoría solo puede ser igual o más pequeña que la audiencia de su categoría principal.
Personalización para su cultura
Para fomentar la participación, haga que la Base de Conocimientos se sienta parte de su organización:
- Renómbrela usted mismo: Los usuarios con permiso en la Base de Conocimientos pueden cambiar el nombre del centro para ajustarlo a la terminología de su empresa, por ejemplo "El Centro", "Biblioteca del Personal" o "Wiki de Servicio". No se necesita solicitud, es autoservicio.
- Descripción de la función: Agregue un mensaje de bienvenida personalizado y una descripción (hasta 300 caracteres) para que los usuarios sepan qué encontrarán.
- Fotos de portada: Actualice las fotos de portada para que coincidan con la identidad de su marca y hagan el contenido más atractivo.
- Destacar contenido: Destaque hasta 10 categorías o subcategorías para que la información de alta prioridad se destaque.
Gestión de categorías
Las categorías lógicas mantienen su biblioteca escalable:
- Crear una categoría: En escritorio, haga clic en el signo + junto a 'Inicio' en el menú de navegación.
- Detalles de la categoría: Al crear una categoría, puede definir su audiencia, elegir un color e ícono de una amplia biblioteca para que sea visualmente distintiva y agregar una breve descripción de su contenido.
- Categorías destacadas: Use el carrusel de Categorías Destacadas en la página principal para poner temas prioritarios (como "RRHH" o "Seguridad") en primer plano, justo junto con artículos individuales.
Para editar y eliminar categorías y artículos, consulte Editar y Eliminar en la Base de Conocimientos. Para formato de texto, imágenes y archivos adjuntos, consulte Formato y Archivos Adjuntos en la Base de Conocimientos.
Búsqueda y el Asistente de IA
A medida que su biblioteca crece, la barra de búsqueda integrada encuentra contenido al instante. La búsqueda escanea tanto títulos de artículos como el texto del cuerpo, por lo que incluso información profundamente anidada aparece mediante las palabras clave adecuadas.
Integración del Asistente de IA: Con el Asistente de IA de Speakap habilitado, sus empleados no tienen que buscar manualmente. Simplemente pueden hacer una pregunta y obtener una respuesta directa, con referencias a los artículos completos. El asistente solo utiliza la Base de Conocimientos como fuente y responde únicamente con base en el contenido que el usuario tiene permitido ver. ¿Quiere saber más? Contacte a su Gerente de Éxito del Cliente, csm@speakap.com.
Nota: Actualmente, la creación y edición de contenido en la Base de Conocimientos solo está soportada en la versión de navegador para escritorio.
¿Aún tiene dudas?
Envíenos un correo a support@speakap.com con el nombre de su red y lo que está intentando configurar, y le ayudaremos.