Resumen: Esta guía es para administradores y equipos de Recursos Humanos que gestionan la desvinculación. Explica qué sucede cuando eliminas un usuario de tu red Speakap, cómo funciona el período de gracia de 30 días y cómo recuperar una cuenta si un empleado regresa.
El período de gracia de 30 días (eliminación suave)
Cuando eliminas un usuario de tu red Speakap, sus datos no se borran de inmediato. El perfil se coloca en un estado de eliminación suave y queda suspendido durante exactamente 30 días.
Este margen protege tu red contra eliminaciones accidentales y pérdida de datos. Durante la ventana de 30 días:
- Los datos se conservan. Toda la información de la cuenta, los datos del perfil y las publicaciones anteriores se mantienen completamente.
- El perfil está oculto. Otros usuarios ya no pueden encontrar al usuario eliminado buscando por su nombre o dirección de correo electrónico.
- El acceso está bloqueado. El usuario eliminado no puede iniciar sesión en el navegador web de escritorio ni en las aplicaciones móviles.
Reactivar una cuenta dentro del período
Si alguien fue desvinculado por error, o un miembro del equipo regresa dentro del período de gracia de 30 días, puedes restaurar su cuenta con todo su historial. La reactivación funciona de ambas maneras:
Redes gestionadas manualmente: re-invitar con la misma dirección de correo electrónico
- Ve a la Configuración de la Red en tu escritorio y abre la pestaña Usuarios.
- Envía una nueva invitación a la misma dirección de correo electrónico exacta que el perfil en estado de eliminación suave.
- Speakap reconoce la coincidencia y saca la cuenta de su estado suspendido.
Redes User Sync: el XID ancla la cuenta
En redes gestionadas por User Sync, la identidad se ancla en el XID (el identificador único de tu sistema de Recursos Humanos). Cuando un empleado que regresa aparece nuevamente en tus datos de RR. HH., la sincronización lo reconecta a su cuenta suspendida basada en el XID. Si el empleado que regresa recibe un nuevo identificador, la opción "Permitir cambio de XID en la reactivación" permite que la sincronización lo reconecte a su cuenta antigua de todas formas. Consulta Configuración de opciones, invitaciones y horarios en User Sync.
Una vez reactivado, el usuario recupera su cuenta original con acceso completo. Las conversaciones pasadas, mensajes directos, membresías en grupos e historial del Feed continúan exactamente donde quedaron.
Después de que finaliza el período de gracia
Una vez transcurridos los 30 días, la ventana de eliminación suave se cierra y la cuenta ya no puede ser reactivada.
Si invitas a esa misma dirección de correo electrónico en el día 31 o después, Speakap lo trata como una solicitud completamente nueva. Se crea una nueva cuenta desde cero, por lo que el empleado que regresa comienza con un perfil vacío y no tiene acceso a archivos o mensajes de su cuenta anterior.
Si los datos de la cuenta expirada se eliminan completamente o se anonimizan depende de la configuración de eliminación de tu red. Consulta Eliminación de cuentas y visibilidad de datos (cumplimiento GDPR).
Preguntas frecuentes
¿Puede un empleado eliminado seguir leyendo chats grupales anteriores o descargar documentos después de que lo elimine?
No. En el momento en que se elimina una cuenta, se revoca el acceso del usuario. Se bloquea inmediatamente para iniciar sesión en escritorio y móvil, por lo que no puede ver ninguna publicación, actualización o archivo adjunto.
¿Por qué no puedo encontrar a un usuario en eliminación suave en la barra de búsqueda para reactivarlo?
Las cuentas en eliminación suave están ocultas en la interfaz y en la búsqueda para mantener limpia tu red activa. No puedes buscar su nombre ni dirección de correo electrónico. Para reactivarlos, envía una nueva invitación a su dirección de correo electrónico original o, en una red User Sync, permite que la sincronización los reconecte mediante su XID.
¿Qué sucede si invito a un empleado que regresa con una dirección de correo electrónico diferente?
En una red gestionada manualmente, la cuenta se empareja por la dirección de correo electrónico. Una invitación a una dirección nueva o cambiada omite la cuenta en eliminación suave y crea un perfil completamente nuevo, dejando el historial antiguo separado. En una red User Sync, el ancla es el XID, y la opción "Permitir cambio de XID en la reactivación" puede reconectar a un empleado que regresa incluso si su identificador cambió.
¿Se romperán mis análisis históricos durante el período de eliminación suave de 30 días?
No. Todos los registros de datos permanecen almacenados de forma segura durante el período de gracia de 30 días, por lo que tus análisis e informes históricos permanecen precisos. La información del usuario simplemente está oculta a la vista.
¿Sigues atascado?
Envíanos un correo electrónico a support@speakap.com con el nombre de tu red, el nombre o dirección de correo electrónico del usuario eliminado y la fecha de eliminación, y te ayudaremos.