Samenvatting: Met taken kunnen jij en je team de to-do's in Speakap bijhouden, of ze nu aan jou, aan je groep of door jou aan anderen zijn toegewezen. In dit overzicht zie je waar je je taken kunt vinden, hoe je de takenlijst en taakdetails leest, hoe meldingen werken en hoe je op een taak kunt reageren en deze kunt beheren. Ook verwijst het je naar uitgebreide handleidingen voor het maken, voltooien, filteren en taggen van taken.
1. Je startpagina met taken openen
Met taken heb je je dagelijkse doelen direct binnen handbereik, zodat medewerkers op de werkvloer hun werk nooit uit het oog verliezen en teamleiders op de hoogte blijven.
Op desktop: klik op Taken in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Op mobiel: tik op het paneel met het hoofdmenu in de navigatiebalk onderaan en selecteer vervolgens Taken.
Wanneer je Taken voor het eerst opent, kom je terecht in de weergave Aan mij toegewezen > Alle: elke actieve, onvoltooide taak die aan jou is toegewezen. Raadpleeg voor een volledig overzicht van het navigatiepaneel en informatie over filteren en sorteren vanuit dit paneel: Filteren en sorteren in Taken
2. Je takenlijst
Op de startpagina van Taken wordt een lijst weergegeven met to-do's die relevant zijn voor de weergave die je hebt geopend: taken die aan jou zijn toegewezen, taken die je hebt gemaakt of, in Alle taken, elke taak die je mag zien.
Snel voltooien: naast de titel van elke taak staat een selectievakje of cirkel, zodat je de taak rechtstreeks vanuit de lijst als voltooid kunt markeren zonder deze te openen. Raadpleeg voor alles over het voltooien van taken, inclusief de optie Ongedaan maken en de betekenis van een grijs selectievakje: Een taak voltooien
Status en details in één oogopslag: elke rij toont de taaknaam, de vervaldatum (rood gemarkeerd zodra de taak te laat is), het aantal reacties als er reacties zijn en aan wie de taak is toegewezen.
3. Systeemmeldingen
Speakap stuurt je automatisch op drie momenten tijdens de levenscyclus van een taak een melding:
- Toewijzing: op het moment dat een taak aan jou wordt toegewezen.
- Bijna te laat: kort voordat de vervaldatum van een taak verstrijkt.
- Te laat: op de exacte dag en tijd waarop de vervaldatum en het tijdstip van een taak verstrijken.
4. Taakdetails bekijken
Klik of tik op een taak in je lijst om de detailweergave te openen. Deze bevat alle context die je nodig hebt om het werk uit te voeren:
- Statuslabel en selectievakje: "Te doen" of "Voltooid", met een selectievakje of cirkel waarop je ook hier kunt tikken om de taak te voltooien.
- Taaknaam: de titel van de taak.
- Beschrijving: de instructies, met uitgebreide tekstopmaak. Als de beschrijving in een andere taal is geschreven, kun je met de link "Origineel weergeven" of "Vertaling weergeven" schakelen tussen de vertaalde en originele tekst.
- Vervaldatum: de deadline en het tijdstip, met het label "Te laat" als de taak te laat is.
- Toegewezen aan: de persoon, groep, afdeling of bedrijfseenheid waaraan de taak is toegewezen. Hier kun je ook de voortgang bekijken: controleer wie de taak wel en niet heeft voltooid. Raadpleeg voor meer informatie over wie als ontvanger kan worden geselecteerd en hoe groepsselecties werken: De ontvangerskiezer gebruiken in Taken
- Gemaakt door: de naam en avatar van de persoon die de taak heeft gemaakt, plus de datum waarop deze is gemaakt.
- Media bijlagen: eventuele bijgevoegde bestanden, documenten, afbeeldingen of video's. Zie: Afbeeldingen, video's en bestandsbijlagen in Taken
- Tags: kleurgecodeerde labels voor groepering en categorisering. Zie: Tags gebruiken in Taken
- Reacties: op desktop worden reacties geopend in een apart paneel rechts van de taakdetails. Op mobiel staan reacties op hun eigen tabblad Reacties naast Details, waarbij het aantal reacties als badge wordt weergegeven.
5. Reageren en samenwerken
- Een reactie toevoegen: typ je bericht in het reactieveld (in het paneel aan de rechterkant op desktop of op het tabblad Reacties op mobiel) en plaats het.
- Een reactie leuk vinden: tik onder een reactie op Vind ik leuk om erop te reageren. (Dit is nog niet beschikbaar voor Android!)
- Antwoorden in discussies: tik onder de reactie van een collega op Beantwoorden om een antwoordveld te openen waarin automatisch de oorspronkelijke schrijver van de reactie wordt vermeld, zodat deze een melding ontvangt.
- Bewerken of verwijderen: open de drie puntjes (...) bij je eigen reactie om deze te bewerken of te verwijderen. Bewerkte reacties tonen een visuele indicator en een nieuw tijdstip. Bij een verwijderde reactie blijft een lege tijdelijke aanduiding staan met de tekst "Deze reactie is niet langer beschikbaar."
6. Een taak beheren
Open het optiemenu (pictogram met drie puntjes) bij een taak, vanuit de lijst of vanuit de detailweergave van de taak. Afhankelijk van je rechten kun je kiezen uit:
- Bewerken: de details van de taak wijzigen. Hiervoor heb je de juiste rechten nodig: je kunt de taak alleen bewerken als je toestemming hebt om de taak voor alle ontvangers te beheren.
- Dupliceren: een kopie van de taak maken. Iedereen kan een taak dupliceren; hiervoor zijn geen speciale rechten vereist. Je kunt de taaknaam, beschrijving en vervaldatum van de kopie wijzigen, evenals aan wie deze is toegewezen. Dit werkt op dezelfde manier op web en mobiel. Raadpleeg voor de volledige procedure voor het maken van een taak: Een taak maken
- Vertaling weergeven / Origineel weergeven: de taal van de taak wijzigen. Als de functie Automatische vertalingen in je netwerk is ingeschakeld, gebeurt dit automatisch.
- Archiveren: de taak naar Gearchiveerde taken verplaatsen. Raadpleeg taken archiveren voor meer informatie.
- Verwijderen: de taak verwijderen. Hiervoor heb je de juiste rechten nodig: je kunt de taak alleen verwijderen als je toestemming hebt om de taak voor alle ontvangers te beheren. Als je per ongeluk een taak verwijdert, gebruik je de optie Ongedaan maken — zie: Een taak voltooien
Wil je meer weten? Deze handleidingen behandelen elke stap in detail:
- Taken maken: Een taak maken
- Kiezen aan wie een taak wordt toegewezen: De ontvangerskiezer gebruiken in Taken
- Voltooien, opnieuw openen en ongedaan maken: Een taak voltooien
- Je takenlijst filteren en sorteren: Filteren en sorteren in Taken
- Taken organiseren met tags: Tags gebruiken in Taken
- Bijlagen toevoegen: Afbeeldingen, video's en bestandsbijlagen in Taken
Kom je er nog steeds niet uit?
E-mail ons via support@speakap.com met de naam van je netwerk, wat je probeerde te doen en een schermafbeelding. We helpen je graag verder.