Samenvatting: Deze gids is bedoeld voor beheerders en HR-teams die verantwoordelijk zijn voor offboarding. Het legt uit wat er gebeurt wanneer je een gebruiker uit je Speakap-netwerk verwijdert, hoe de 30-dagen respijtperiode werkt en hoe je een account kunt herstellen als een medewerker terugkeert.
De 30-dagen respijtperiode (soft delete)
Wanneer je een gebruiker uit je Speakap-netwerk verwijdert, worden zijn of haar gegevens niet meteen gewist. Het profiel wordt in een soft-deleted status geplaatst en precies 30 dagen opgeschort.
Deze buffer beschermt je netwerk tegen per ongeluk verwijderen en dataverlies. Gedurende de 30-dagen periode:
- Gegevens worden bewaard. Alle accountinformatie, profielgegevens en eerdere berichten worden volledig behouden.
- Het profiel wordt verborgen. Andere gebruikers kunnen de verwijderde gebruiker niet meer vinden door te zoeken op naam of e-mailadres.
- Toegang wordt geblokkeerd. De verwijderde gebruiker kan niet inloggen via de desktop webbrowser of de mobiele apps.
Een account opnieuw activeren binnen de periode
Als iemand per ongeluk is offboarded, of een teamlid binnen de 30-dagen respijtperiode terugkeert, kun je hun account met volledige geschiedenis herstellen. Reactivering werkt op twee manieren:
Manueel beheerde netwerken: opnieuw uitnodigen met hetzelfde e-mailadres
- Ga naar je desktop Netwerkinstellingen en open het tabblad Gebruikers.
- Stuur een nieuwe uitnodiging naar exact hetzelfde e-mailadres als het soft-deleted profiel.
- Speakap herkent de match en haalt het account uit de opgeschorte status.
User Sync-netwerken: de XID verankert het account
In netwerken die worden beheerd via User Sync, is de identiteit verankerd op de XID (de unieke identificatie uit je HR-systeem). Wanneer een terugkerende medewerker weer in je HR-gegevens verschijnt, verbindt de synchronisatie hen opnieuw met hun opgeschorte account op basis van de XID. Als de terugkerende medewerker een nieuwe identificatie krijgt, laat de optie "Allow XID change on reactivation" de synchronisatie hen alsnog met hun oude account verbinden. Zie Opties, uitnodigingen en schema's configureren in User Sync.
Eenmaal opnieuw geactiveerd krijgt de gebruiker zijn oorspronkelijke account terug met volledige toegang. Eerdere gesprekken, directe berichten, groepslidmaatschappen en Feed-geschiedenis gaan precies verder waar ze waren gebleven.
Na afloop van de respijtperiode
Zodra de 30 dagen voorbij zijn, sluit het soft-delete venster en kan het account niet meer worden geheractiveerd.
Als je datzelfde e-mailadres op dag 31 of later uitnodigt, behandelt Speakap dit als een gloednieuwe aanvraag. Er wordt een nieuw account helemaal vanaf nul aangemaakt, dus de terugkerende medewerker begint met een leeg profiel en heeft geen toegang tot bestanden of berichten van het vorige account.
Of de gegevens van het verlopen account volledig worden verwijderd of geanonimiseerd, hangt af van de verwijderinstellingen van je netwerk. Zie Accountverwijdering en gegevenszichtbaarheid (GDPR-naleving).
Veelgestelde vragen
Kan een verwijderde medewerker nog steeds eerdere groepsgesprekken lezen of documenten downloaden nadat ik hem heb verwijderd?
Nee. Op het moment dat een account wordt verwijderd, wordt de toegang van de gebruiker ingetrokken. Ze worden onmiddellijk geblokkeerd om in te loggen op desktop en mobiel, dus ze kunnen geen berichten, updates of bijgevoegde bestanden meer bekijken.
Waarom kan ik een soft-deleted gebruiker niet vinden in de zoekbalk om hem te heractiveren?
Soft-deleted accounts zijn verborgen in de interface en in de zoekfunctie om je actieve netwerk schoon te houden. Je kunt niet zoeken op hun naam of e-mailadres. Om ze te heractiveren, stuur je een nieuwe uitnodiging naar hun oorspronkelijke e-mailadres, of in een User Sync-netwerk laat je de synchronisatie hen via hun XID opnieuw verbinden.
Wat gebeurt er als ik een terugkerende medewerker uitnodig met een ander e-mailadres?
In een manueel beheerd netwerk wordt het account gekoppeld aan het e-mailadres. Een uitnodiging naar een nieuw of gewijzigd e-mailadres omzeilt het soft-deleted account en maakt een volledig nieuw profiel aan, waardoor de oude geschiedenis losstaat. In een User Sync-netwerk is de XID de ankerpunt, en kan de optie "Allow XID change on reactivation" een terugkerende medewerker alsnog verbinden, zelfs als hun identificatie is veranderd.
Zullen mijn historische analyses stuk gaan tijdens de 30-dagen soft-delete periode?
Nee. Alle gegevens worden veilig opgeslagen gedurende de 30-dagen respijtperiode, zodat je analyses en historische rapportages accuraat blijven. De informatie van de gebruiker wordt simpelweg verborgen.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail via support@speakap.com met de naam van je netwerk, de naam of het e-mailadres van de verwijderde gebruiker en de datum van verwijdering, dan helpen we je verder.