Zusammenfassung: Diese Anleitung zeigt Netzwerkadministratoren, wie sie Mitarbeiter per E-Mail in ihr Speakap-Netzwerk einladen und was zu tun ist, wenn Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse haben. Außerdem wird die wichtige Regel für Netzwerke behandelt, die User Sync verwenden.
1. Bevor Sie beginnen: Netzwerke mit User Sync
Wenn Ihre Organisation eine aktive User Sync Verbindung zu Ihrem HR-System hat, laden Sie bitte keine Benutzer manuell ein. Manuelle Einladungen können doppelte Konten oder Konflikte mit der Synchronisation verursachen, die als einzige Quelle der Wahrheit für die Benutzer Ihres Netzwerks vorgesehen ist. Um Ihre User Sync einzurichten oder anzupassen, senden Sie eine E-Mail an technicalimplementations@speakap.nl.
2. E-Mail-Einladungen versenden
Für Netzwerke ohne automatisierte Synchronisation können Sie Einladungen direkt an die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters senden. Es gibt zwei Wege, die beide funktionieren:
- Netzwerkeinstellungen > Benutzer, dann klicken Sie auf + Einladen.
- Netzwerkeinstellungen > Einladungen, dann klicken Sie auf + Einladen.
Hier ist der vollständige Ablauf:
- Klicken Sie auf Ihr Avatar oben rechts und wählen Sie Netzwerkeinstellungen.
- Öffnen Sie Benutzer oder Einladungen im Menü links.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Einladen.
- Füllen Sie die Details der eingeladenen Person aus:
- Typ: wählen Sie zwischen einem internen oder externen Benutzer.
- E-Mail: geben Sie die Arbeits- oder private E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
- Rolle: weisen Sie die passende Netzwerkrolle zu, z. B. Mitglied (Standard).
- Gruppen: wählen Sie die Geschäftseinheiten oder Gruppen, denen der Benutzer angehören soll.
- Persönliche Nachricht: optional können Sie der Einladung eine individuelle Nachricht hinzufügen.
- Klicken Sie auf Benutzer zum Netzwerk einladen, um die Einladung zu senden.
3. Benutzer ohne E-Mail-Adresse einladen
Speakap bietet temporäre Anmeldedaten für Mitarbeiter, die keine Arbeits-E-Mail-Adresse haben.
- Geben Sie dem Mitarbeiter seinen einzigartigen temporären Benutzernamen und Passwort. Diese werden üblicherweise per SMS, Onboarding-Folien oder Aushängen am Arbeitsplatz verteilt.
- Bitten Sie ihn, die URL Ihres Netzwerks zu besuchen oder die App herunterzuladen.
- Beim ersten Login gibt er die temporären Anmeldedaten ein und wird aufgefordert, ein dauerhaftes Passwort zu setzen.
- Tipp: Empfehlen Sie, während dieses Schritts eine persönliche E-Mail-Adresse hinzuzufügen, damit das Passwort später leichter wiederhergestellt werden kann.
Zum Erstellen und Verwalten dieser Einladungen siehe Erstellen und Verwalten druckbarer Einladungen.
4. Anderen erlauben, Benutzer einzuladen
Sie können anderen Rollen die Berechtigung geben, Mitglieder einzuladen, entweder netzwerkweit oder nur innerhalb der Geschäftseinheiten, Abteilungen oder Gruppen, die sie verwalten. So können lokale Führungskräfte das Onboarding ihres eigenen Teams übernehmen.
- Um die lokale Benutzerverwaltung einzurichten, siehe Dezentrale Benutzerverwaltung.
- Um Rollen zu erstellen oder zu bearbeiten, siehe Erstellen und Verwalten von Rollen & Berechtigungen.
5. Verwaltung ausstehender Einladungen
Sobald die Einladungen verschickt sind, können Sie überwachen, wer sich noch nicht aktiviert hat:
- Eine einzelne Einladung erneut senden oder stornieren: siehe Erneutes Senden oder Löschen von Einladungen.
- Alle Einladungen auf einmal erneut senden: siehe Erneutes Senden von Einladungen in großen Mengen.
- Alle Eingeladenen in eine CSV-Datei exportieren: siehe Exportieren Ihrer Benutzer- und Einladungsliste.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks und der E-Mail-Adresse, die Sie einladen möchten, und wir helfen Ihnen gerne weiter.