Resumen: Esta guía muestra a los Administradores de Red cómo invitar a los empleados a su red Speakap por correo electrónico y qué hacer con los empleados que no tienen una dirección de correo electrónico. También cubre la regla importante para redes que utilizan User Sync.
1. Antes de comenzar: redes con User Sync
Si su organización tiene un User Sync activo conectado a su sistema de RRHH, por favor no invite a los usuarios manualmente. Las invitaciones manuales pueden crear cuentas duplicadas o conflictos con la sincronización, que está diseñada para ser la única fuente de verdad para los usuarios de su red. Para configurar o ajustar su User Sync, envíe un correo electrónico a technicalimplementations@speakap.nl.
2. Enviar invitaciones por correo electrónico
Para redes sin una sincronización automatizada, puede enviar invitaciones directamente a la dirección de correo electrónico de un empleado. Hay dos rutas, y ambas funcionan:
- Configuración de red > Usuarios, luego haga clic en + Invitar.
- Configuración de red > Invitaciones, luego haga clic en + Invitar.
Aquí está el flujo completo:
- Haga clic en su avatar en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de red.
- Abra Usuarios o Invitaciones en el menú de la izquierda.
- Haga clic en el botón + Invitar.
- Complete los detalles del invitado:
- Tipo: elija entre un usuario Interno o Externo.
- Correo electrónico: ingrese la dirección de correo electrónico laboral o personal del usuario.
- Rol: asigne el rol adecuado en la red, como Miembro (el predeterminado).
- Grupos: seleccione las Unidades de Negocio o Grupos a los que deben pertenecer.
- Mensaje personal: opcionalmente agregue una nota personalizada al correo de invitación.
- Haga clic en Invitar usuarios a la red para enviar la invitación.
3. Invitar a usuarios sin dirección de correo electrónico
Speakap ofrece credenciales de acceso temporales para empleados que no tienen una dirección de correo electrónico laboral.
- Entregue al empleado su nombre de usuario y contraseña temporales únicos. Estos se suelen compartir por SMS, diapositivas de incorporación o carteles en el lugar de trabajo.
- Pídales que visiten la URL de su red o descarguen la aplicación.
- En su primer inicio de sesión, ingresan las credenciales temporales y se les solicita establecer una contraseña permanente.
- Consejo: sugiera que agreguen una dirección de correo electrónico personal durante este paso, para que puedan recuperar su contraseña fácilmente más adelante.
Para crear y gestionar estas invitaciones, consulte Creación y gestión de invitaciones imprimibles.
4. Permitir que otros inviten usuarios
Puede otorgar a otros roles el permiso para invitar miembros, ya sea en toda la red o solo dentro de las Unidades de Negocio, Departamentos o Grupos que gestionan. Esto permite que los gerentes locales manejen la incorporación de su propio equipo.
- Para configurar la gestión local de usuarios, consulte Gestión Descentralizada de Usuarios.
- Para crear o editar roles, consulte Creación y Gestión de Roles y Permisos.
5. Gestión de invitaciones pendientes
Una vez enviadas las invitaciones, puede supervisar quiénes aún no han activado su cuenta:
- Reenviar o cancelar una invitación individual: consulte Reenvío o eliminación de invitaciones.
- Reenviar todas las invitaciones de una vez: consulte Reenvío masivo de invitaciones.
- Exportar todos los invitados a un archivo CSV: consulte Exportación de listas de usuarios e invitaciones.
¿Aún tiene problemas?
Envíenos un correo electrónico a support@speakap.com con el nombre de su red y la dirección de correo electrónico que está intentando invitar, y le ayudaremos.