Samenvatting: Taken helpen jou en je team om to-do’s in Speakap bij te houden, of ze nu aan jou zijn toegewezen, aan je groep, of door jou voor anderen zijn aangemaakt. Dit overzicht laat zien waar je je taken kunt vinden, hoe je de takenlijst en taakdetails leest, hoe meldingen werken, en hoe je kunt reageren op en een taak kunt beheren. Het verwijst ook naar gedetailleerde handleidingen voor het aanmaken, voltooien, filteren en taggen van taken.
1. Je Taken-startpagina openen
Taken plaatsen je dagelijkse doelen direct binnen handbereik, zodat medewerkers aan de frontlinie nooit het overzicht over hun werk verliezen en teamleiders geïnformeerd blijven.
Op desktop: klik op Taken in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Op mobiel: tik op het hoofdmenu in de navigatiebalk onderaan en selecteer vervolgens Taken.
De eerste keer dat je Taken opent, kom je terecht in het tabblad Aan mij toegewezen > Alles: elke actieve, onvoltooide taak die aan jou is toegewezen. Voor een volledige uitleg van het navigatiepaneel en hoe je vanaf daar kunt filteren en sorteren, zie: Filters en Sorteren in Taken
2. Je takenlijst
De Taken-startpagina toont een lijst met to-do’s die relevant zijn voor het tabblad dat je open hebt: taken die aan jou zijn toegewezen, taken die jij hebt aangemaakt, of, in Alle taken, elke taak die je mag zien.
Snel voltooien: elke taak heeft een selectievakje of cirkel naast de titel, zodat je deze direct vanuit de lijst als voltooid kunt markeren zonder de taak te openen. Voor alles over het voltooien van taken, inclusief de Ongedaan maken-optie en wat een grijs selectievakje betekent, zie: Een Taak Voltooien
Status en details in één oogopslag: elke rij toont de taaknaam, de vervaldatum (rood gemarkeerd zodra deze is verlopen), het aantal opmerkingen als die er zijn, en aan wie de taak is toegewezen.
3. Systeemmeldingen
Speakap stuurt je automatisch meldingen op drie momenten in de levenscyclus van een taak:
- Toewijzing: op het moment dat een taak aan jou wordt toegewezen.
- Kort voor verlopen: kort voordat de vervaldatum van een taak verstrijkt.
- Verlopen: op de exacte dag en tijd dat een taak de vervaldatum en -tijd passeert.
4. Taakdetails bekijken
Klik of tik op een taak in je lijst om de detailweergave te openen. Deze bevat alle context die je nodig hebt om het werk te doen:
- Statuslabel en selectievakje: "Te doen" of "Voltooid", met een selectievakje of cirkel die je ook hier kunt tikken om de taak te voltooien.
- Taaknaam: de titel van de taak.
- Beschrijving: de instructies, met opmaak in rijke tekst. Als de beschrijving in een andere taal is geschreven, kun je met een link "Origineel bekijken" of "Vertaling bekijken" schakelen tussen de vertaalde en originele tekst.
- Vervaldatum: de deadline en tijd, met een label "Verlopen" als de taak over datum is.
- Toegewezen aan: de persoon, groep, afdeling of Business Unit waaraan de taak is toegewezen. Hier zie je ook de voortgang: controleer wie de taak heeft voltooid en wie niet. Voor een duidelijk beeld van wie precies als ontvanger kan worden geselecteerd en hoe groepsselecties werken, zie: De Ontvangerkiezer gebruiken in Taken
- Aangemaakt door: de naam en avatar van de persoon die de taak heeft aangemaakt, plus de datum van aanmaak.
- Bijlagen: eventuele bijgevoegde bestanden, documenten, afbeeldingen of video's. Zie: Afbeeldingen, Video's en Bestandsbijlagen in Taken
- Labels: kleurgecodeerde labels die worden gebruikt voor groepering en categorisatie. Zie: Labels gebruiken in Taken
- Opmerkingen: op desktop openen opmerkingen in een apart paneel rechts van de taakdetails. Op mobiel staan opmerkingen onder een eigen tabblad Opmerkingen naast Details, met het aantal opmerkingen weergegeven als een badge.
5. Reageren en samenwerken
- Een opmerking toevoegen: typ je bericht in het opmerkingenveld (in het rechterpaneel op desktop, of het tabblad Opmerkingen op mobiel) en plaats het.
- Een opmerking liken: tik onder een opmerking op Leuk vinden om erop te reageren. (Dit is nog niet beschikbaar voor Android!)
- Reageren in threads: tik onder de opmerking van een collega op Reageren om een reactieveld te openen dat automatisch de oorspronkelijke schrijver vermeldt, zodat die een melding krijgt.
- Bewerken of verwijderen: open de drie puntjes (...) bij je eigen opmerking om deze te bewerken of te verwijderen. Bewerkt toont een visuele indicator en een nieuwe tijdsaanduiding. Een verwijderde opmerking laat een lege plaatshouder achter met de tekst "Deze opmerking is niet langer beschikbaar."
6. Een taak beheren
Open het optiesmenu (icoon met drie puntjes) bij een taak, vanuit de lijst of vanuit de taakdetailweergave. Afhankelijk van je rechten kun je kiezen uit:
- Bewerken: de details van de taak wijzigen. Dit is afhankelijk van rechten: je kunt alleen bewerken als je toestemming hebt om de taak voor alle toegewezen personen te beheren.
- Kopiëren: een kopie van de taak maken. Iedereen kan een taak kopiëren, er zijn geen speciale rechten nodig. Je kunt de naam, beschrijving, vervaldatum en toewijzing van de kopie aanpassen. Dit werkt hetzelfde op web en mobiel. Voor de volledige taakaanmaakprocedure, zie: Hoe Maak je een Taak aan
- Vertaling bekijken / Origineel bekijken: de taal van de taak wisselen. Als je netwerk de functie Automatische Vertalingen heeft ingeschakeld, gebeurt dit automatisch.
- Verwijderen: de taak verwijderen. Dit is afhankelijk van rechten: je kunt alleen verwijderen als je toestemming hebt om de taak voor alle toegewezen personen te beheren. Als je per ongeluk een taak verwijdert, gebruik dan de Ongedaan maken-optie — zie: Een Taak Voltooien
Wil je dieper ingaan? Deze handleidingen behandelen elke stap in detail:
- Taken aanmaken: Hoe Maak je een Taak aan
- Kiezen aan wie een taak wordt toegewezen: De Ontvangerkiezer gebruiken in Taken
- Voltooien, heropenen en ongedaan maken: Een Taak Voltooien
- Je takenlijst filteren en sorteren: Filters en Sorteren in Taken
- Taken organiseren met labels: Labels gebruiken in Taken
- Bijlagen toevoegen: Afbeeldingen, Video's en Bestandsbijlagen in Taken
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met de naam van je netwerk, wat je probeerde te doen, en een screenshot, dan helpen we je verder.