Zusammenfassung: Dies ist Ihr Ausgangspunkt für die Benutzerverwaltung in Speakap. Als Netzwerkadministrator erfahren Sie, wo Sie Ihre Benutzerliste finden, wie Sie interne und externe Benutzer einladen, wie Sie die Rolle oder Gruppenmitgliedschaften einer Person bearbeiten und wo Sie Einladungen, Exporte und delegierte Benutzerverwaltung vornehmen können. Hinweis: Sie können die Benutzerverwaltung auch mit Speakaps User Sync automatisieren.
1. Öffnen der Benutzerliste
Die Seite Benutzer ist Ihr Dreh- und Angelpunkt für die tägliche Kontoverwaltung. Von hier aus können Sie Mitglieder suchen, neue Kollegen einladen, Rollen und Gruppenmitgliedschaften ändern oder alte Konten löschen.
- Klicken Sie auf Ihr Avatar oben rechts auf dem Bildschirm und öffnen Sie die Netzwerkeinstellungen.
- Wählen Sie im Menü links Benutzer aus.
2. Einladen interner und externer Benutzer
Sie können neue Personen an zwei Stellen einladen, beide Wege funktionieren:
- Netzwerkeinstellungen > Benutzer, klicken Sie dann oben auf die Schaltfläche + Einladen.
- Netzwerkeinstellungen > Einladungen, klicken Sie dann auf die Schaltfläche + Einladen.
Je nachdem, wie Ihr Netzwerk eingerichtet ist, können Sie zwei Arten von Benutzern einladen:
- Interne Benutzer: Ihre eigenen Mitarbeitenden, von der Frontline bis zum Management.
- Externe Benutzer: Dritte wie Lieferanten, Zustellungspartner, Auftragnehmer oder Kunden.
- Sicherheitshinweis: Externe Benutzer können auf bestimmte Gruppen beschränkt werden. So können Sie mit ihnen an täglichen Aufgaben arbeiten, ohne unternehmensweite Updates, Neuigkeiten oder das Kolleg:innenverzeichnis offenzulegen. Für einen vollständigen Überblick darüber, was externe Benutzer dürfen und nicht dürfen, siehe Externe Benutzer: Übersicht und Verwaltung.
Für den Schritt-für-Schritt-Einladungsablauf, einschließlich einer wichtigen Warnung für Netzwerke mit User Sync, siehe Wie man Benutzer einlädt.
Tipp für die Einarbeitung an der Frontline: Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail-Adresse können vorübergehende Zugangsdaten per SMS, Einarbeitungsfolien oder Arbeitsplatzposter erhalten. Siehe Erstellen und Verwalten druckbarer Einladungen.
3. Bearbeiten bestehender Benutzerprofile
Personen wechseln Rollen und Abteilungen, und ihre Konten sollten entsprechend angepasst werden. Für jeden aktiven Benutzer können Sie die Rolle im Netzwerk, die Gruppenmitgliedschaften und den Benutzertyp (Wechsel zwischen intern und extern) bearbeiten.
- Suchen Sie den Benutzer in Ihrer Benutzerliste.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol ganz rechts in seiner Zeile.
- Wählen Sie Bearbeiten und nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
Um den Benutzernamen oder die primäre E-Mail-Adresse eines Benutzers zu ändern, siehe Ändern des Benutzernamens oder der primären E-Mail-Adresse eines Benutzers.
4. Verwaltung ausstehender Einladungen
Einladungen, die noch nicht angenommen wurden, können an derselben Stelle verfolgt und verwaltet werden. Hier finden Sie jede Aktion:
- Einzelne Einladung erneut senden oder stornieren
- Alle Einladungen auf einmal erneut senden: es werden nur Einladungen erneut gesendet, die älter als 7 Tage sind.
- Liste der Eingeladenen als CSV-Datei exportieren
5. Delegieren von Einladungserlaubnissen
Sie müssen die Einarbeitung nicht allein bewältigen. Sie können die Benutzerverwaltung und Einladungen an lokale Teamleiter oder Standortmanager delegieren, damit diese das Onboarding und Offboarding innerhalb ihrer eigenen Geschäftseinheiten, Abteilungen oder Gruppen übernehmen.
- Zur Einrichtung siehe Dezentrale Benutzerverwaltung.
- Für Rollen und Berechtigungen allgemein siehe Erstellen und Verwalten von Rollen & Berechtigungen.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen und einer kurzen Beschreibung dessen, was Sie versuchen zu tun, und wir helfen Ihnen gerne weiter.